Wie wirkt sich die DSGVO auf das ATS aus?

Alle paar Jahre sorgen EU-Datenschutzbestimmungen für Aufregung.

Vom sicheren Hafen zum Datenschutzschild und jetzt zur Allgemeinen Datenschutzverordnung (DSGVO). Im Gegensatz zu früheren Vorschriften verhängt die DSGVO massive Bußgelder gegen diejenigen, die die Vorschriften nicht einhalten.

Wie wir in der Vergangenheit mit Vorschriften wie Sarbanes Oxley in den USA gesehen haben, sind Bußgelder immer eine großartige Taktik, um CEOs und Top-Führungskräfte dazu zu bringen, aufmerksam zu werden.

Für Unternehmen / Arbeitgeber ist es wichtig, dass sie nachforschen, um sicherzustellen, dass die von ihnen verwendeten Prozesse und Tools konform sind.

Bewerber-Tracking-Systeme wie Breezy HR spielen hierbei eine wichtige Rolle, da Kandidatendaten im Mittelpunkt dieser Diskussion stehen, es jedoch oftmals ein wenig überwältigend sein kann, zu wissen, welche Schritte Sie unternehmen müssen.

Aus diesem Grund haben wir diesen praktischen Leitfaden zusammengestellt, mit dem Sie sicherstellen können, dass Ihre Rekrutierungsprozesse, -tools und -daten kompatibel sind .

Es ist völlig kostenlos und Sie werden lernen:

  • Was ist die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO)?
  • Wer hat Auswirkungen auf die DSGVO?
  • Wie die Einhaltung der DSGVO nachgewiesen wird
  • und wie Sie feststellen können, ob Ihre Personaldaten und ATS-konform sind

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Bei Breezy HR verbringen wir viel Zeit damit, sicherzustellen, dass Ihr Rekrutierungsprozess so einfach und effektiv wie möglich ist. Wir haben alle geeigneten Schritte unternommen, um sicherzustellen, dass unser ATS und Ihre Daten vollständig kompatibel sind.

Sie können uns gerne überprüfen, ob Sie Ihren Einstellungsprozess modernisieren möchten: https://breezy.hr/

Die DSGVO zielt darauf ab, personenbezogene Daten von EU-Bürgern zu schützen. Ihr ATS speichert eine Fülle von Kandidatendaten. Daher müssen sowohl Ihr Unternehmen als auch Ihr ATS-Anbieter in der Lage sein, mit diesen Daten sorgfältig umzugehen.

Wir haben eine Sammlung von Ressourcen und Webinaren, die Sie hier ansehen können: https://www.workable.com/gdpr-co…

ATS-Anbieter unternehmen eine Reihe von Schritten, um die DSGVO einzuhalten, wie beispielsweise effektive Datenverarbeitungsvereinbarungen mit ihren eigenen Anbietern und die Einrichtung von Prozessen zum Schutz von Daten. Ihr ATS-Anbieter kann Ihr Unternehmen auch bei der Einhaltung der DSGVO unterstützen, indem er nützliche Funktionen bereitstellt, z.

  • Eine einfache Möglichkeit, Kandidatendaten einzeln und in großen Mengen zu bearbeiten oder zu löschen.
  • Die Möglichkeit, Ihre Antragsformulare anzupassen, um transparente Datenschutzhinweise hinzuzufügen, die von der DSGVO gefordert werden.

Letztendlich ist Ihr Unternehmen jedoch in erster Linie dafür verantwortlich, dass Ihr ATS ordnungsgemäß verwendet wird. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Ihren ATS nutzen können, um auf der rechten Seite des Gesetzes zu bleiben:

  • Vermeiden Sie es, die Talentdatenbank Ihres ATS mit Lebensläufen und Profilen für die Zukunft zu laden, ohne die Kandidaten darüber zu informieren, dass Sie ihre Daten verarbeiten.
  • Löschen Sie Daten von Bewerbern, die Sie für keine Stelle mehr in Betracht ziehen.
  • Senden Sie eine E-Mail an Kandidaten, die Sie in Ihrer Datenbank behalten möchten, um sie darüber zu informieren, dass Sie ihre Daten verarbeiten.

Es kann einige Zeit und Mühe dauern, bis Ihr Unternehmen die GDPR-Richtlinien einhält. Workable hat einen umfassenden Leitfaden für Personalvermittler und Einstellungsteams erstellt, damit Sie schneller vor Ort sind. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie die Recruiting-Software von Workable Sie bei der Einhaltung der DSGVO unterstützt, fordern Sie eine Demo an.

Bewerber-Tracking-Systeme (ATS) erleichtern die Einhaltung der DSGVO. Unternehmen ohne ATS, die Tabellenkalkulationen und E-Mails verwenden, haben größere Probleme, alle von ihnen verwendeten Daten und Informationen zu verfolgen.

Das neue Gesetz beginnt im Mai 2018 und scheint, dass viele Unternehmen ihre Datenschutzstrategie noch nicht umgesetzt haben.

Während des gesamten Talent Acquisition-Prozesses gibt es verschiedene Personengruppen, deren Daten auf bestimmte Weise geschützt, verarbeitet und verwaltet werden müssen. Diese Gruppen umfassen alle:

  • Aktuelle Bewerber und Kandidaten
  • Kandidaten, die auf verschiedenen Kanälen ausgewählt wurden
  • Ehemalige Bewerber und Kandidaten
  • Zukünftige Bewerber und Kandidaten
  • Alle Kandidaten und ihre Informationen in Ihren Talentpools

Wenn Ihr ATS nicht mit GDPR kompatibel ist, sollten Sie entweder herausfinden, ob dies der Fall ist, oder nach einem bereits vorhandenen suchen. Strafen für Verstöße können bis zu 20 Millionen Euro betragen!

Wenn Sie nach einem ATS suchen, der Ihnen hilft, GDPR-konform zu bleiben, schauen Sie sich TalentLyft an oder planen Sie eine Demo.

Außerdem haben wir einen kostenlosen Leitfaden für die Einhaltung der DSGVO-Bestimmungen in der Personalabteilung erstellt .

Hier ist ein kurzer Überblick darüber, worum es im neuen Gesetz geht:

  • Zusätzlich zu den bestehenden gibt es 6 neue Gesetze darüber, was Sie mit den persönlichen Daten der Kandidaten tun können und was nicht
  • Sie als Personalvermittler oder Personalverantwortlicher gelten als Verantwortlicher für die Datenverarbeitung. Als Verantwortlicher für die Datenverarbeitung benötigen Sie die Zustimmung des Bewerbers
  • 1) erhalten ihre Daten (für Sie als Controller) und
  • 2) diese Daten für Rekrutierungszwecke verarbeiten (für den Verarbeiter, auch bekannt als ATS, der in Ihrem Namen handelt).
  • Kandidaten müssen leicht auf die verarbeiteten Daten zugreifen können
  • ATS gilt als Prozessor. Als Verarbeiter muss ATS die Konformität aufrechterhalten, indem alle Verarbeitungsaktivitäten durch einen Vertrag nach EU-Recht geregelt werden.
  • Alle Arten von Kandidatendaten müssen gut geschützt und verwaltet werden. Die Verwendung einer zentralen Kandidatendatenbank ist unerlässlich, um die Daten so zu verwalten, dass sie nicht gegen die Gesetze verstoßen.
  • Wie Sie sehen, wird es nicht einfach sein, in der Personalabteilung GDPR-konform zu bleiben. Aus diesem Grund empfehle ich Ihnen dringend, diesen kostenlosen GDPR-Leitfaden herunterzuladen.

    Bewerber-Tracking-Systeme (ATS) und Arbeitgeber müssen ihre Hausaufgaben auf der DSGVO machen! Es steht kurz vor der Tür (Mai 2018) und es müssen Schritte unternommen werden, damit Arbeitgeber oder für die Verarbeitung Verantwortliche die Daten der europäischen Bürger verarbeiten können. Das beinhaltet:

    • Passiv gekaufte Kandidaten
    • Aktuelle Bewerber
    • Ehemalige Bewerber
    • Zukünftige Bewerber
    • Talentpool-Daten
    • Alle Lebensläufe mit europäischen Bürgerinformationen

    Ich empfehle, einen ATS zu suchen, der ausdrücklich die Einhaltung der DSGVO festlegt. Dies ist erforderlich! EU-Kandidaten erhalten die Möglichkeit, sich auf den Fahrersitz zu setzen. Wenn Sie die Einzelheiten der DSGVO-Bestimmungen nicht kennen, werden Sie möglicherweise mit 20 MILLIONEN Euro Strafe belegt!

    Aber ärgere dich nicht! Recruitee ist ein ATS, der die entsprechenden Vorbereitungen getroffen UND diese Gelegenheit genutzt hat, um seine Benutzer zum Nachlesen anzuregen. Es gibt ein KOSTENLOSES Handbuch zur Einhaltung der DSGVO, das zum Herunterladen zur Verfügung steht. Ich empfehle Ihnen dringend, sich umzusehen und zu speichern, damit Sie später darauf zurückgreifen können.

    ( Link zum Download )

    Mit den folgenden Informationen können Sie darüber nachdenken, welche Änderungen vorgenommen werden müssen:

    • Es gibt 6 neue Rechte , die Kandidaten haben, die beeinflussen, was Sie mit ihren Daten machen dürfen (mehr dazu hier).
    • Sie, der für die Datenverarbeitung Verantwortliche, benötigen die Zustimmung des Bewerbers, um 1) seine Daten zu erhalten (für Sie als für die Datenverarbeitung Verantwortlicher) und 2) diese Daten für Einstellungszwecke zu verarbeiten (für den Verarbeiter, auch bekannt als ATS, der in Ihrem Namen handelt).
    • Es muss den Bewerbern so einfach wie möglich gemacht werden, diese Daten zu erhalten.
    • Um die Konformität zu gewährleisten, müssen alle Verarbeitungsaktivitäten von ATS (den Verarbeitern) durch einen Vertrag nach EU-Recht geregelt werden.
    • Es gibt einige unerwartete Möglichkeiten, wie ein ATS diese Konformität verletzen kann, z. B. wenn Benutzer Kandidatendaten an einem anderen Ort speichern. Überlegen Sie, wie Sie dies vermeiden können !

    Offensichtlich ist es nicht einfach, den Überblick zu behalten. Laden Sie sich also das Handbuch herunter, recherchieren Sie und bleiben Sie konform. Wenn Ihnen das alles nicht genug Angst macht, lesen Sie den Countdown auf der offiziellen Website der DSGVO! 😉 Hoffe das hilft. Es kann einfach sein, wenn Sie die entsprechenden Vorsichtsmaßnahmen treffen. Viel Glück!

    Es wird eine Menge beeinflussen 🙂

    Beispielsweise müssen die ATS-Anbieter ihr Hosting zu den Anbietern in der Europäischen Union verlegen.

    Sie müssen den Kandidaten auch erlauben, sich in das System einzuloggen und zu überprüfen, welche Klauseln sie während des Einstellungsprozesses vereinbart haben, und einige / alle von ihnen zurückziehen.

    Sehr gute Frage! ATS enthält Mitarbeiterdaten. Zunächst müssen Sie einen neuen Vertrag auf der Grundlage der DSGVO mit ATS-Anbietern abschließen. Zweitens müssen Sie technische organisatorische Maßnahmen ergreifen, um es zu schützen. Drittens müssen Sie die Buchhaltung von ATS durchführen, da dies auf der Grundlage von Artikel 30 erforderlich ist. ATS steuert viele HR-Prozesse, in denen Sie die persönlichen Daten erhalten. Sie müssen also den Überblick behalten. Zuletzt benötigen Sie die Zustimmung Ihrer Mitarbeiter und informieren diese über die Verwendung von ATS. Hilft es? 🙂