Vor einiger Zeit schrieb ich mir eine E-Mail mit meinen persönlichen Regeln, wie man produktiv ist. Es fasst alle Lektionen zusammen, die ich im Laufe der Jahre über Produktivität und intelligentes Arbeiten gelernt habe. Diese E-Mail dient als ständige Erinnerung, wenn ich mich unproduktiv fühle oder die Dinge einfach nicht so funktionieren, wie sie sollten.

Hier sind meine 10 Gebote, wie man produktiv sein kann, damit man anfangen kann, schlauer zu arbeiten, anstatt härter:
# 1 Konzentration auf Systeme anstelle von Zielen
Schon in jungen Jahren lernen wir, Ziele zu verfolgen: gute Noten zu bekommen, in der Startmannschaft einer Sportart zu sein, bei Ihrem Job befördert zu werden. Sie arbeiten so hart wie möglich und erreichen hoffentlich Ihr Ziel.
Die meisten Ziele liegen jedoch außerhalb unserer Kontrolle. Wir haben eine begrenzte Kontrolle, um es zu erreichen. Wir kontrollieren nicht die Zukunft, die Handlungen anderer Menschen, die Wirtschaft oder die Umwelt unter vielen anderen Variablen. Genau deshalb sollten wir uns auf Systeme konzentrieren und nicht auf Ziele. In einem System konzentrieren Sie sich auf alle Teile, die Sie steuern.
“System” ist ein Modewort für “wiederholbarer Prozess”. Es ist ein Ziel, 500 Abonnenten in Ihrem Blog zu haben. 500 Wörter pro Tag zu schreiben, ist ein wiederholbarer Prozess. Einen Marathon zu laufen ist ein Ziel, 4 Tage die Woche für 30 Minuten zu laufen ist ein wiederholbarer Prozess. Zehn Pfund abzunehmen ist ein Ziel, und eine Verbesserung Ihrer Ernährung, um gesünder zu essen, ist ein System.
Belohnungsbemühungen statt Erfolge: Kleine Gewinne setzen sich mit der Zeit fort. Und das führt uns zur Schönheit des zusammengesetzten Effekts…
# 2 Nutzen Sie den Verbindungseffekt
„Zinseszins ist das achte Weltwunder. Wer es versteht, verdient es… wer nicht… bezahlt es. “- Albert Einstein
Zinseszins ist ein Konzept aus den Bereichen Finanzen und Wirtschaft, das sich auf die Aufstockung der Haupterstanlage um Zinsen bezieht. Es ist Interesse an Interesse. Unter der Annahme einer Wachstumsrate von 10% und einer Ersteinzahlung von 100 USD erhalten Sie im ersten Monat 110 USD, im zweiten 121 USD und im dritten 133 USD. Ihre Gewinne steigen weiter an: 10 US-Dollar für den ersten Monat, 11 US-Dollar für den zweiten und 13 US-Dollar für den dritten Monat.
Es gibt jedoch viele Anwendungen für den zusammengesetzten Effekt, die nicht nur die Finanzierung betreffen. Es wirkt sich auf fast alle Bereiche Ihres Lebens aus. Wenn Sie sich darauf konzentrieren, Systeme zu entwickeln und jeden Tag zu arbeiten, setzt sich Ihre Arbeit im Laufe der Zeit fort und entwickelt ein exponentielles Wachstum.
Nehmen wir als Beispiel das Wissen. Wenn Sie ein paar Seiten pro Tag lesen, beginnen Sie, Verbindungen zwischen den Büchern und ihren Lektionen herzustellen.
„Lies jeden Tag 500 Seiten auf diese Weise. So funktioniert Wissen. Es baut sich wie Zinseszins auf. ” – Warren Buffett
Wenn Sie demnächst ein paar Posts pro Woche veröffentlichen, steht Ihren Lesern ein vollständiger Artikelkatalog zur Verfügung, der mehr Möglichkeiten bietet, Sie zu finden oder mehr Zeit auf Ihrer Website zu verbringen.
Wenn Sie eine Aufgabe pro Woche in Ihrem Job automatisieren, haben Sie Zeit, sich auf wichtigere Aktivitäten zu konzentrieren, die Output generieren. Und wenn Sie Aufgaben optimieren, werden Sie dabei immer besser und schneller, da Sie Ihr bisheriges Wissen und Ihre Lösungen für neue Probleme nutzen können.
Je mehr Vorteile Sie schaffen, desto mehr zahlen sich Ihre nächsten Vorteile aus. Ein Anstieg von 1% pro Tag führt zu einer fast 38-fachen Zunahme im Laufe eines Jahres .
# 3 Ausgabe verfolgen und messen, nicht Eingabe
Die dritte goldene Regel, um produktiv zu sein, lautet, sich auf den Output und nicht auf den Input zu konzentrieren. In Regel 1 habe ich dargelegt, dass Systeme der beste Weg sind, um Fortschritte zu erzielen, da sie den Aufwand belohnen und wir alle Variablen kontrollieren. Wir müssen jedoch ein Gespür für diese Bemühungen haben, um zu wissen, was wir erreichen wollen.
Tägliches Schreiben ohne Ziel ist nur Übung. Wenn Sie etwas erreichen möchten, müssen Sie sich zu einem bestimmten Ziel verpflichten, z. B. wöchentlich einen Beitrag in Ihrem Blog zu veröffentlichen. Letztendlich ist ein System eine Möglichkeit zu steuern, wie eine Leistung erzielt werden soll.
Stellen Sie sich Output als Ihr „fertiges Produkt“ vor und wie sich das auf Ihr System auswirkt. Jeden Tag schreiben ist ein System, Artikel / Bücher sind die Ausgabe.
Beachten Sie, dass die Ausgabe von den Zielen abweicht, da wir alle Variablen steuern. Ein Ziel für Ihr Blog ist es vielleicht, 500 Abonnenten pro Monat zu gewinnen, aber Sie kontrollieren nicht wirklich, wer sich anmeldet. Sie steuern beispielsweise nur den Fluss neuer Posts.
Eine Beförderung ist ein Ziel. Sie kontrollieren Ihren Chef nicht. Sie können jedoch so gut sein, dass sie Sie nicht ignorieren können: Ihr Ziel kann es sein, in den nächsten drei Monaten zehn Projekte zu realisieren. Jetzt steuern Sie alle Variablen.
Das Erkennen des Unterschieds zwischen Ergebnissen und Zielen ist der Schlüssel zur Festlegung realistischer und erreichbarer Ziele. Im Gegenzug erreichen Sie die meisten Ihrer Ziele, ohne es zu versuchen.
Nur zu wissen, wie man arbeitet, reicht jedoch nicht aus, um produktiver zu sein. Sie müssen wissen, worauf Sie Ihre Energie konzentrieren können. Was führt uns in …
# 4 Lebe nach der 80/20 Regel
Das Pareto-Prinzip, auch als 80/20-Regel bekannt, ist eines der mentalen Modelle, auf die ich mich fast täglich in meinem Leben beziehe. Darin heißt es: „80% des Outputs oder der Ergebnisse stammen von 20% des Inputs oder der Aktion.“ Die kleinen Dinge machen den größten Teil der Ergebnisse aus.
Verwenden Sie die 80/20-Regel, um sich ständig zu fragen, ob Ihr Fokus, Ihre Zeit oder Ihr Geld auf den Dingen liegt, die den größten Teil der Ergebnisse erzielen:
- Konzentrieren Sie sich auf die Aufgaben, die die meisten Ergebnisse bringen?
- Verbringen Sie Zeit für alle Ihre Kunden gleichermaßen oder reservieren Sie den größten Teil für die besten Kunden, die Ihnen den größten Teil des Umsatzes bringen?
- Kommen die meisten Ablenkungen von ein paar Quellen? Vielleicht dein Handy oder Social Media?
Sobald Sie herausgefunden haben, was genau funktioniert, sollten Sie sich verdoppeln. Zum Beispiel:
Die Mehrheit der Abonnenten meiner Produktivitäts-Hacking-Community stammt aus mehreren Quellen (von über 20 getesteten Kanälen). Wenn ich die 80/20-Regel anwende, kann ich all meine Zeit darauf verwenden, mehr Abonnenten von diesen Kanälen zu bekommen.
Verwenden Sie im Zweifelsfall die 80/20 Regel. Es hilft Ihnen, Klarheit darüber zu gewinnen, was wirklich wichtig ist, und neue Erkenntnisse zu entdecken. Hier ist eine: 80% Ihrer Arbeit wurde in 20% Ihrer Zeit erledigt. Für die meisten Menschen ist diese Zeit unmittelbar nach dem Aufwachen. Sie müssen die ersten Stunden Ihres Tages nutzen.
# 5 Reservemorgen für tiefe Arbeit
Das Arbeitsgedächtnis, die Wachsamkeit und die Konzentration verbessern sich einige Stunden nach dem Aufwachen allmählich und erreichen gegen Vormittag ihren Höhepunkt. Dies ist die natürliche Höchstproduktivitätsperiode unseres Gehirns.
Nutzen Sie diesen Zustand, indem Sie Ihre wichtigsten Arbeiten für diesen Zeitraum einplanen. Konzentrieren Sie sich auf die Durchführung von Tiefenarbeit, was bedeutet, dass Sie für einen langen Zeitraum ohne Ablenkung arbeiten können.
Sie können die Pomodoro-Technik anwenden, um in den Fließzustand zu gelangen: 25 Minuten lang an einer einzelnen Aufgabe arbeiten und dann eine kurze Pause von 5 Minuten einlegen. Stellen Sie sicher, dass Sie jeden Morgen mindestens 3-4 Blocks machen. Wenn Sie 25 Minuten mit vollem Fokus gemeistert haben, können Sie „Doppel-Pomodoros“ machen, 50 Minuten hintereinander arbeiten und dann eine zehnminütige Pause einlegen.
Normalerweise beginne ich meinen Morgen mit 2–3 „Doppel-Pomodoros“ -Schreiben (das geschieht gerade) und erhalte am Ende normalerweise einen brandneuen Beitrag. Einige davon veröffentliche ich, einige speichere ich zum späteren Bearbeiten, andere sind einfach nicht so toll und dienen als Übung (denk dran: Konzentriere dich auf das System !).
Wenn Sie es sich angewöhnen, morgens auch nur eine halbe Stunde lang Deep Work auszuführen, wird Ihre Arbeit mit der Zeit rasch zunehmen. Am Anfang kann es schwierig sein, 25 Minuten lang konzentriert zu bleiben, aber Sie trainieren effektiv Ihre Aufmerksamkeitsmuskulatur. In der heutigen abgelenkten Welt ist das eine entscheidende Fähigkeit. Was uns zu … führt
# 6 Entfernen Sie die Ablenkungen
Abgelenkt zu sein ist offensichtlich das Gegenteil davon, zu beschreiben, wie man produktiv ist. Indem Sie Ihrem Leben Leerraum hinzufügen, entfernen Sie die Ablenkungen, die Ihnen im Weg stehen, und konzentrieren sich auf die Arbeit und das, was Sie tun möchten. Indem Sie das Bedürfnis nach weniger kultivieren, erreichen Sie am Ende mehr. Wie das Sprichwort sagt: „Zoll für Zoll, es ist so ein Kinderspiel. Yard für Yard ist es furchtbar schwer. “
Ablenkungen lassen sich in drei Hauptgruppen einteilen: physische (dh Besitz), immaterielle (dh Technologie) und Menschen. Nehmen Sie einen Stift und ein Blatt Papier und notieren Sie sich die Ablenkungen in Ihrem Leben für jeden dieser drei Bereiche.
Die physischen Ablenkungen reichen von der Unordnung an Ihrem Schreibtisch oder zu vielen Kleidungsstücken, wodurch es am Morgen schwieriger wird, ein Outfit zu wählen. Wenn Sie zu viel Zeit mit Fernsehen verbringen, ist das Fernsehen selbst eine Ablenkung.
Immaterielle Ablenkungen sind Benachrichtigungen von Ihrem Telefon oder zufällige Webbrowsersitzungen, ohne dass ein Ende in Betracht gezogen wird. Es können aber auch komplizierte Apps und Systeme sein, deren Verwaltung mehr Zeit in Anspruch nimmt als die eigentliche Arbeit.
Und schließlich können die Leute die nervigen Mitarbeiter sein, die Sie “nur fünf Minuten Ihrer Zeit” lang unterbrechen, oder der Freund, den Sie immer mehr geben, als Sie erhalten. Kommunizieren Sie zu Ihren Bedingungen, indem Sie standardmäßig asynchrone Kommunikation wie Text und E-Mail verwenden. Nehmen Sie es von Elon Musk: „Ich liebe E-Mails. Wo immer möglich versuche ich asynchron zu kommunizieren. Ich bin wirklich gut in E-Mails. “
Grundsätzlich wird alles als Ablenkung klassifiziert, was Ihre Arbeit unterbricht, wenn Sie sich im Zustand der Tiefenarbeit befinden und / oder nicht zu dem Leben beitragen, das Sie aufbauen möchten. Minimieren Sie Ablenkungen in Ihrem täglichen Leben, um Fortschritte bei der sinnvollen Arbeit zu erzielen. Es gibt nichts ärgerlicheres, als von einer Facebook-Benachrichtigung abgelenkt zu werden.
Schritt 1: Seien Sie sich Ihrer Ablenkungen bewusst. Sobald Sie das festgenagelt haben, fahren Sie mit dem Entfernen fort. Beenden Sie diese schlechten Gewohnheiten, indem Sie Reibung hinzufügen.
Der erste Schritt eines effektiven Zeitmanagements ist das Eliminieren vor dem Optimieren. Vereinfache dein Leben. Je mehr Sie entfernen, desto mehr Zeit haben Sie für wichtige Dinge.
Und für die Dinge, die Sie nicht entfernen können, können Sie versuchen, sie zu automatisieren.
# 7 Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben
Smartphones sind heute millionenfach leistungsstärker als alle NASA-Computer im Jahr 1969, als wir einen Mann auf den Mond brachten. Die Technologie hat sich in den letzten Jahrzehnten rasant weiterentwickelt.
Wie kann man mit Technologie produktiver sein? Verwenden Sie es, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren. Führen Sie zunächst alle Aufgaben auf, die Sie wöchentlich wiederholen müssen, und finden Sie Möglichkeiten, diese zu automatisieren, indem Sie Apps verwenden oder Ihr eigenes System erstellen. Es ist egal, was Sie tun, Sie haben immer wiederkehrende Aufgaben.
Eine branchenübergreifende Gemeinsamkeit? Email. Laut einer Studie der Carleton University verbringt der „typische“ Wissensarbeiter ein Drittel seiner Arbeitswoche damit, E-Mails zu verarbeiten. Ich habe ein GTD-Google Mail-System erstellt, mit dem ich weniger Zeit mit E-Mails pro Tag verbringe. Sie können andere produktive Tricks verwenden, z. B. vordefinierte Antworten für Antworten, die Sie immer wieder schreiben (und andere Gmail-Tricks).
Wenn Sie häufig Tabellenkalkulationen verwenden, ist Zapier ein gutes Werkzeug. Es verfügt über Tausende von Automatisierungen, die mehr als tausend Apps verbinden.
Auch kleine Automatisierungen machen den Unterschied: Erstellen Sie Vorlagen, die Sie für Notizen zu Stand-up-Besprechungen, Einzelbewertungen und Präsentationsdecks wiederverwenden können. Mehr Automatisierung bedeutet mehr Zeit, um sich auf kreatives und produktives Arbeiten zu konzentrieren.
# 8 Seien Sie datengetrieben
Ich bin ein großer Befürworter, dass Sie immer datenbasierte Entscheidungen treffen sollten. Wenn Sie dies nicht tun, entscheiden Sie sich dafür, Ihre Meinung ohne Fakten zu bestätigen. Jim Barksdale, der frühere CEO von Netscape, sagte es am besten:
„Wenn wir Daten haben, schauen wir uns die Daten an. Wenn alles, was wir haben, unsere Meinung ist, gehen wir mit meiner. “
Und datengesteuert zu sein, ist nicht nur für Technologieunternehmen, die auf der Grundlage von AB-Testergebnissen auf einen neuen Landetest umsteigen. Wir können unser eigenes Leben testen und die Ergebnisse herausfinden und uns dann entsprechend anpassen.
Es beginnt damit, alles in Frage zu stellen: Denke ich so, weil es meine Meinung ist / sagen andere Leute das / es ist, wie die Welt funktioniert oder weil ich es getestet habe?
In # 5 empfahl ich, die Vormittage für Deep Work zu reservieren. Die Wahrheit ist, dass dies für die meisten Menschen die höchste Zeit ist. Aber das Schlüsselwort hier ist am meisten. Was ist, wenn Sie eine Nachteule sind und in der Stille der Nacht mehr erledigen? Oder finden Sie Ihre Energieniveaus sind durch das Dach sofort nach dem Mittagessen? Die einzige Möglichkeit, dies herauszufinden, besteht darin, die Annahme zu testen.
Aber wie testest du? Sie müssen wie ein Wissenschaftler denken und den Schritten der wissenschaftlichen Forschung folgen:
- Beginnen Sie mit dem Endziel Ihres Experiments: Finden Sie Ihre Spitzenproduktivitätszeit
- Nun stellen Sie eine Hypothese auf: Meine Spitzenproduktivitätszeit ist von 9.00 bis 11.00 Uhr. Ihre Hypothese muss überprüfbar und fälschbar sein. Mit anderen Worten, es muss eine Möglichkeit geben, Ihre Hypothese zu testen. Sie kann auf der Grundlage der Datenprüfung entweder unterstützt oder abgelehnt werden
- Planen Sie das Experiment: Um Ihre Spitzenzeit zu ermitteln, können Sie Daten in eine Tabelle eingeben, die angibt, wie hoch Ihre Energie für zwei Wochen zu jeder Tagesstunde zwischen 1 und 10 ist
- Führen Sie nun das Experiment aus und sammeln Sie Daten
- Analysieren Sie abschließend die Daten und ziehen Sie Schlussfolgerungen: Sehen Sie sich Ihre Tabelle an und berechnen Sie die Ergebnisse. Am Ende sollten Sie zuversichtlich sein, zu welchen Tageszeiten Sie am produktivsten sind
Im Folgenden finden Sie einige andere Experimente, die Sie in Ihrem persönlichen Leben durchführen können, um festzustellen, wie sich dies auf Ihre Produktivität auswirkt: Trinken / Nichttrinken von Koffein, Anzahl der Schlafstunden, Bewegung während des Tages und Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden.
Testen, testen, testen und finden Sie, was speziell für Sie funktioniert. Wachstum kommt von harter Arbeit und etwas Glück. Hyperwachstum entsteht durch Tests.
# 9 Delegiere das Unwichtige
Niemand ist in allem der Beste. Indem Sie sich auf das konzentrieren, was Sie am besten können, und den Rest delegieren, optimieren Sie Ihre Produktivität. Delegieren Sie alles, was Sie nicht als Weltklasse bezeichnen oder was jemand in einem Bruchteil von Zeit oder Kosten besser machen kann.
Wenn Sie keine neuen Fähigkeiten entwickeln müssen, ist es immer besser, jemanden zu finden, der bereits über Kenntnisse verfügt, um diese Aufgabe zu erledigen. Zum Beispiel:
Ich bin nicht besonders gut im Design und würde Stunden brauchen, um ein akzeptables Niveau zu erreichen. Eine viel bessere Idee ist es, jemanden zu finden, der sich mit Design auskennt und es ihnen überlässt. In meinem Geschäft übe ich weiterhin hervorragende Tätigkeiten aus – Schreiben, Wachstum, Datenanalyse – und lagere den Rest aus.
Um effizient zu delegieren, stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Person für den Job auswählen und diese über alle erforderlichen Fähigkeiten verfügt und in der Lage ist, den Job auszuführen. Seien Sie sehr spezifisch in Bezug auf das Endprodukt (die Ausgabe) und geben Sie Schritt für Schritt klare Anweisungen, wie Sie die Aufgabe erledigen können.
Dies gilt auch für Ihr Privatleben: Investieren Sie in den Handel mit Ihrem Geld, wenn die Zeit, die Sie für die Erledigung einer Aufgabe benötigen, teurer ist als das Bezahlen von Personen. Dies kann bedeuten, dass Sie Ihr Haus putzen, Ihre Kleidung bügeln oder sogar fahren / transportieren. Entwickeln Sie die Fähigkeiten, die Sie schätzen – wie Kochen oder das Erlernen des Codierens – und suchen Sie Hilfe für den Rest.
Konzentrieren Sie sich darauf, was die Nadel bewegt. Delegiere den Rest.
# 10 Der Kampf ist der Prozess.
An manchen Tagen ist es großartig, an manchen Tagen ist es gut, und an manchen Tagen ist alles schrecklich, und Sie möchten einfach nach Hause gehen und sich an die Decke legen und sich fragen, was mit Ihnen und Ihrem Leben nicht stimmt. Das haben wir alle schon durchgemacht.
Erster Pro-Tipp: Wenn Sie zurück sind, gehen Sie früh nach Hause. Nehmen Sie sich etwas Zeit zum Ausruhen und kommen Sie am nächsten Tag wieder mit Energie. Manchmal löst unser Gehirn die Probleme für uns alleine.
Und nimm den Kampf an: Dies ist der Raum, aus dem die Durchbrüche kommen. Wenn Sie sich gemäß Regel 1 auf Systeme konzentrieren, werden Sie auf lange Sicht Fortschritte erzielen. In “The War of Art” teilt Steven Pressfield ein großes kleines Nugget:
„Jemand hat Somerset Maugham einmal gefragt, ob er nach einem Zeitplan schreibt oder nur, wenn er von Inspiration berührt wird. “Ich schreibe nur, wenn Inspiration aufkommt”, antwortete er. “Zum Glück schlägt es jeden Morgen pünktlich um neun Uhr zu.”
Und wenn Sie endlich etwas finden, das funktioniert, ist es eine magische Zeit. Aber niemand wird klatschen. Also musst du es für dich tun. Lernen Sie, die kleinen Siege zu genießen – ob es sich um 100 neue Abonnenten handelt, ein kleines Projekt abschließt oder einen wirklich produktiven Tag hat. Belohnungen sind großartig, aber die Reise kann auch fantastisch sein.
Der Kampf bringt dich voran.
Wenn Sie auf der Suche nach mehr Produktivitäts-Hacks sind, treten Sie meiner Community nur mit Einladungen bei: ein neuer kurzer kuratierter Produktivitäts-Hack, der zweimal pro Woche an Ihre E-Mail gesendet wird. → Erhalten Sie KOSTENLOSEN Zugang!